きみは ここに いる ／ ブログ ／ 施設・法人向け

複数の園に同じICTを入れるとき、つまずきやすいところ

1園で試してうまくいったものを、他の園にも広げたい。ところが実際に横展開すると、思わぬところで手間が増えます。複数園ならではのつまずきを整理しました。

園ごとに契約すると、管理が積み上がる

園単位で個別に契約していくと、契約書・請求・更新時期がばらばらになります。10園あれば10回の更新手続きが発生し、担当者が変わったときの引き継ぎも煩雑になります。法人でまとめて契約できるかを、最初に確認しておくのが得策です。

あわせて確認したいのが、年度途中で園が増えたときの扱いです。新設園ができるたびに契約をやり直すのか、追加するだけでよいのか。ここが柔軟だと、運営側の負担が大きく変わります。

利用人数で課金されると、毎年の作業が発生する

「1人あたりいくら」という料金体系は、一見わかりやすく見えます。しかし複数園で使うと、次のような作業が毎年ついてきます。

• 各園の園児数を集計して報告する
• 年度替わりで人数が変わるたびに契約を見直す
• 「実際に使った人数」と「契約人数」の差をどう扱うか調整する

園の数だけで決まる定額であれば、この作業はまるごと不要になります。園児数の増減を気にせず、年度をまたいで同じ条件で使えます。料金の安さより、数えなくてよいことのほうが、実務では効いてきます。

研修と保護者説明は、一度作れば使い回せる

同じものを全園で使う最大の利点は、説明を作り直さなくてよいことです。

• 職員向けの使い方説明を一度作れば、全園で共有できる
• 保護者向けのお知らせ文面も同じものが使える
• 職員が園をまたいで異動しても、使い方を覚え直す必要がない

逆に園ごとに違うものを入れていると、異動のたびに小さな学習コストが発生します。運営規模が大きいほど、この差は積み上がります。

「入れたが使われない」を防ぐ

横展開で最も多い失敗は、本部が決めたものが現場で使われないことです。防ぐには、次の順序が有効です。

1. 1〜2園で先に試す：現場の職員に実際に触ってもらい、使う場面が思い浮かぶかを確認する
2. 使う場面を具体的に決める：「雨の日の15分」など、時間帯まで決めてから広げる
3. 広げるときは、成功した園の運用ごと渡す：ツールだけ渡しても使われません

試用の段階で費用が発生すると、この「まず試す」がやりにくくなります。無料で評価できる期間があるか、その間にフル機能を使えるかを確認しておくと、現場の納得を得たうえで広げられます。

情報管理の説明は、法人として一度整えておく

複数園を運営していると、保護者からの問い合わせも園ごとに来ます。データの取り扱いについて法人として説明できる資料を一度用意しておけば、各園はそれを渡すだけで済みます。提供元が稟議や保護者説明に使える形の資料を公開しているかは、意外と効いてくる判断材料です。